Administrasi : Arti Efisiensi

Arti Efisiensi

            Beberapa istilah yang dipakai dalam ilmu  administrasi adalah efisien, efektif dan rasional. Beberapa pengertian tentang istilah-istilah itu dapat ditemukan dalam berbagai pendapat sebagai berikut :

A.      Efisiensi

1.       James L.Gibson dkk (1996:51) dalam Pasolong (2016:3).

Efisien berarti perbandingan  rasio keluaran dengan masukan.

2.       Keban (2014:222)

………penerapan “cara untuk  menghasilkan sesuatu” yang   diinginkan menjadi pusat perhatian penilai.  Menurut Keban parameter utama yang sering digunakan adalah biaya (uang,  waktu, tenaga, dan energi) yang dikeluarkan dibandingkan dengan hasil yang dicapai.  Cara ini disebut kriteria efisiensi (efficiency perfective), dengan pengertian sebagai perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh dengan biaya yang dikeluarkan  (Keban, 2014:222)

3.       H. Emerson dalam Soewarno (1983:15)

Yang dimaksud efisiensi (effeciency) ialah : “The ratio of input to output, benefit to cost (performance to the use of resources)as that which maximizes results limited resources. In the words, it was the relation between what is accomplished and what might be accomplished” ( Efisiensi adalah perbandingan terbaik antara input dan output, antara keuntungan dengan biaya( antara hasil pelaksanaan dengan sumber-sumber yang dipergunakan) seperti halnya juga dengan  hasil maximum yang dicapai  dengan penggunaan sumber yang terbatas. Dengan kata lain hubungan antara apa yang telah diselesaikan dengan apa yang harus diselesaikan).

Soewarno (1983:15) menjelaskan apa yang dimaksud dengan input dan output. “Input  adalah semua sumber (resources), yaitu sarana dan prasarana, yang digunakan dalam proses produksi barang atau jasa. Contoh yang dikemukakan tentang sarana atau sumber-sumber itu misalnya : tenaga kerja, (man), biaya (money), bahan-bahan pokok (materials), peralatan atau mesin (machine), cara kerja (method), pemasaran ata pelayanan (market atau sevice), termasuk juga waktu (time). Sedangkan prasarana  ( berbentuk  barang fisik ) misalnya gedung, pabrik, gudang, alat transfortasi dsb.”

     Bagaimana mengukur tingkat efisiensi? Indikator apa yang dapat menggambarkan bahwa suatu usaha  telah memperoleh hasil dengan cara yang efisien ?  Bagaimana menggambarkan bahwa input dan output telah  digunakan dengan perbandingan terbaik ?  Soewarno menjelaskan untuk mengukur efisiensi dibidang swasta relative lebih mudah jika dibandingkan denga institusi pemerintahan. Hal ini disebabkan karena pada bidang swasta dapat diukur dengan membandingkan profit ( keuntungan) dengan sumber daya yang digunakan. Bagaimana dengan efisiensi dibidang pemerintahan ? Soewarno (1983),  menyatakan adalah sukar untuk  mengukur efisiensi didalam pekerjaan pemerintahan dibanding dengan organisasi niaga. Tentang ukuran itu, Soewarno (1983) dengan mengutif pendapat Mr. Sharp menyatakan bahwa:

1. Didalam pemerintahan efisiensi diukur dalam arti penghematan  dari suatu kegiatan, yaitu apabila pekerjaan telah diselesaikan dengan baik dengan biaya yang seminimum mungkin.
2. Dapat pula diukur berdasarkan atas penerapan pengujian  secara pragmatis untuk setiap kegiatan.(applying pragmatic test of its operations)
3. Salah satu penyebab adanya kesulitan dalam pengukuran efisiensi  dibidang pemerintahan dibanding swasta adalah adanya perbedaan motivasi. Pada usaha niaga / swasta,  motivasi  untuk efisiensi itu baik perusahaan maupun  pekerja/individu  adalah keuntungan. Sedangkan pada pemerintahan sangat berbeda. Motivasinya sangat tergantung kepada orang/pejabat/aparaturnya. Soewarno,(1983)
4. Beberapa penulis juga berpendapat bahwa Efisiensi pada pekerjaan pemerintah  dapat dilakukan bila para aparatur pemerintahnya dapat menerjemahkan kehendak masyarakat di dalam suatu pengambilan keputusan dan melaksanakan keputusan itu dengan cara terbaik. Soewarno (1983)

4.    Moenir. (1982:254)

     Dengan mengutif Ensiklopedi Indonesia, jilid 1 : 452 dalam Moenir. (1982:254) menyatakan bahwa Efisiensi adalah usaha pada produksi untuk memberantas  segala pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun  gejala yang merugikan.  Moenir menjelaskan  bahwa  pada mulanya  istilah efisiensi timbul dalam bidang ilmu pengetahuan ekonomi.  Dalam ilmu ekonomi dikenal sebuah prinsip  memperoleh hasil sebesar-besarnya dengan pengorbanan sekecil-kecilnya atau bila ditujukan pada keuntungan maka prinsipnya akan berbunyi mendapatkan keuntungan sebesar-besarnya dengan pembiayaan seminim mungkin. Menurut Moenir (1982) prinsip ini tidak selamanya benar karena terdapat potensi atau ada kemungkinan menjurus kepada usaha pemerasan tenaga manusia tanpa menghiraukan sisi kemanusiaan. Akan tetapi dalam batas-batas aturan  tertentu  masih dapat dipertahankan

Secara matematis, Efisiensi dapat dijelaskan atau diwujudkan dalam simbol ∑ yang merupakan hasil perbandingan antara O (output) dengan I (input). Moenir (1982:254). Dalam penjelasannya menyatakan bahwa output adalah semua barang atau jasa yang dihasilkan,  sedangkan input, adalah semua biaya yang diperlukan dalam rangka menghasilkan barang atau jasa tersebut. Kapan perbandingan itu dikatakan  efisien ?  Moenir menjelaskan bahwa hasil perbandingan akan efisien bila ∑   1  atau  ∑ =  1.  Mengapa harus lebih besar dari 1  ?  Menurut Moenir,  karena bila  hasil itu sama dengan 1, maka  barang yang dihasilkan sama dengan biaya yang diperlukan dan akan terjadi kerugian  khususnya kerugian tenaga kerja. Apalagi jika ∑ = dalam kondisi ini akan dapat mempercepat        kebangkrutan. Perbandingan Output dengan input  ()  biasanya digunakan dalam bidang produksi untuk  menetapkan  produktivitas suatu usaha.  Dalam  beberapa hal antara produktivitas dengan efisiensi terutama untuk mengetahui adanya keuntungan (laba). Namun demikian, menurut Moenir kedua istilah itu tidak selamanya dapat dipersamakan. Ada beberapa hal sehingga keduanya tidak sama  antara lain cakupan penggunaan istilah efisiensi lebih luas dibanding produkstivitas. Produktivitas lingkup penggunaanya sangat terbatas hanya berkaitan dengan hasil-hasil yang bersifat fisik.  Moenir (1982 : 255), setelah meneliti berbagai definisi tentang efisiensi, menyatakan bahwa efisiensi adalah suatu pengertian terhadap suatu keadaan , sehingga cara penilaiannya tidak dapat dilakukan dalam waktu sambil lalu saja, melainkan harus dilakukan dalam waktu yang cukup dan dilakukan dengan suatu penelitian.

     Moenir (1983) memberikan penjelasan tentang sumber-sumber daripada efisiensi dan juga tentang unsur - unsur yang harus ada dalam bidang efisiensi. Menurut Moenis, sumber utama efisiensi adalah manusia,  sedangkan  unsur-unsur efisiensi adalah  kesadaran, keakhlian dan disiplin.  Menurut  Moenir, kesadaran dapat mengarahkan sikap manusia kearah efisiensi. Hal ini juga berkaitan dengan sikap hidup dan tingkah laku. Efisiensi tidak dapat diharapkan dalam tempo seketika melainkan dilakukan dalam proses waktu yang panjang. Menurut Moenir,  perilaku efisien harus dibentuk sejak masa manusia lahir dan berlanjut dalam proses pendidikan. Moenir memberi gambaran bahwa seseorang yang hidup sejak kecil dalam kesulitan serba kurang dan selalu kerja keras, maka setelah dewasa  dapat dipastikan akan memiliki sikap tekun, rajin dan efisien.  Dalam proses pengalaman hidup yang demikian, akan terjadi proses latihan dan tempaan  menggunakan sesuatu secara hemat, mendahulukan kewajiban daripada hak,  menggunakan waktu dengan tepat, kerja keras, menjadikan manusia yang menghargai waktu  dan hidup efisien. Dalam kaitan ini Moenir mengutif pendapat George Strauss yang menyatakan bahwa “…..low morale and poor motivation may lead to inefficiency and low productivity”.

            Unsur efisiensi lainnya adalah keakhlian. Menur  ada suatu  kelebihan yang diperoleh bila sesuatu dikejakan seorang akhli dibidangnya, kelebihan itu antara lain pekerjaan dapat dilakukan lebih baik,lebih cepat bila dibandingkan dengan yang bukan akhlinya. Pernyataan ini selaras dengan pernyataan bahwa efisiensi sangat tergantung pada unsur  manusianya. Kalaupun ada yang berpendapat bahwa peralatan sangat berpengaruh, tetapi unsur manusia lebih dominan. Namun demikian perpaduan antara keakhlian dan peralatan yang memadai akan menjadi dukungan yang sangat besar bagi manusia dalam mencapai efisiensi. Suatu pertanyaan akan menuncul : Apakah keakhlian dapat menjadi jaminan atas tercapainya efisiensi ? Jawaban yang disampaikan adalah  ya. Moenir memberikan contoh seorang yang sangat akhli dibidang mesin akan dapat mengetahui dengan tepat jenis kerusakan mesin hanya dengan menengar suaranya saja berbeda dengan yang bukan akhli, dia tak dapat memperkirakan jenis kerusakan tanpa  membongkar terlebih dahulu mesinnya. Dengan kenyataan ini efisiensi dapat diperhitungkan. Perkembangan masyarakat dibidang tekhnologi sangat menjurus pada spesialisasi (keakhlian) sehingga kleakhlian dibidang tertentu sangat dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan. Dibidang menajemen sumber daya manusia sejalan dengan penempatan orang yang tyepat pada tempatnya. Bagi sebuah organisasi keakhlian sangat menguntungkan karena dapat menunjang program efisiensi. Kemajuan-kemajuan dibidang tekhnologi pada dasarnya sangat membutuhkan spesialisasi keakhlian tenaga kerja.  Dalam bidang produksi, keakhlian tenaga kerja dapat mengurangi kerusakan produksi, menaikan produksi dan meningkatkan pelayanan. Mengurangi kecelakaan kerja, mengurangi  hasil produksi dibawah standar, yang pada akhirnya akan menaikkan keuntungan dan meningkatkan pelayanan serta dapat menambah kepercayaan masyarakat. Moenir, (1983:260)

            Unsur ketiga efisiensi adalah disiplin. Disiplin menurut  Moenir, mengandung  faktor waktu. Disiplin juga timbul dari kesadaran. Perbedaan unsur kesadaran dan disiplin adalah  soal waktu. Kesadaran muncul dalam waktu lama sedangkan disiplin dapat tumbuh dalam tempo yang relatif  singkat.  Pada mulanya disiplin terbentuk dengan paksaan melalui berbagai peraturan, namun  pada akhirnya akan menjadi suatu kegiatan atau perbuatan yang biasa. Moenir menjelaskan bahwa dalam disiplin terdapat 2 (dua) faktor penting, yaitu waktu dan kegiatan atau perbuatan. Moenir memberi contoh tentang penerapan waktu dan disiplin, misalnya soal lalulintas di jalan raya.  Peraturan yang  tidak mengenal waktu adalah sebuah larangan untuk tidak masuk pada suatu jalan tertentu.  Bukan hanya diwaktu sibuk banyak kendaraan akan tetapi berlaku selamanya walaupun jam 03.00 pada saat yang sangat sunyi ketentuan itu harus dipatuhi. Inilah hubungannya antara waktu dengan disiplin.      Ada tuntutan  disiplin dan  kesadaran yang   tidak dalam batasan waktu mentaati suatu peraturan. Dan sebaliknya terdapat berbagai peraturan yang dibatasi waktu. Contoh yang diberikan adalah jam pemberangkatan pesawat terbang, peluncuran satelit dsb.

            Disiplin dalam hubungannya dengan kegiatan dan waktu dapat diberikan contoh sebagaimana dijelaskan Moenir (1983) antara lain sebagai berikut :

1.     Yang bekaitan dengan tata cara pekerjaan / kegiatan

a.    Tata cara mengerjakan suatu pekerjaan  terutama dalam bidang kerja yang tetap dan berulang.

b.   Prosedur penyelenggaraan  kegiatan

c.    pelaksanaan pekerjaan

2.     Sedangkan dalam hubungannya dengan waktu , antara lain :

a.   Keberangkatan dan kedatangan suatu angktan/ tranfortasi

b.   Datang dan kembali pada tempat kerja

c.   Beribadat

d.   Penyelenggaraan suatu kegiatan, misalnya pembanguna gedung, jembatan, dsb

     Dalam pelaksanaannya tentu perlu tata cara untuk mendorong dan menciptakan  suasana keteraturan  untuk mentaati waktu dan tata cara kerja. Salah satu upaya itu adalah penjabaran tugas  dan wewenang yang jelas, prosedur pelaksanaan pekerjaan yang memadai dan sederhana. Semua upaya itu sangat perlu diketagui dengan tepat oleh seluruh anggota organisasi. Moenir mengutif Ordway Tead sebagai bedrikiut :

“ Basic in effort to have well disciplined organization  is the task  of providing well organized and clearly functionalized structure and procedure of organization into which each individual  knows where and how he fits” (Upaya yang mendasar untuk memiliki organisasi yang disiplin adalah tugas untuk menyediakan struktur dan prosedur organisasi yang tertata dan terorganisir dengan baik sehingga  setiap individu mengetahui di mana dan bagaimana dia melakukan pekerjaan)

            Upaya lain dalam rangka disiplin adalah penciptaan keseimbangan kepentingan antara pribadi dan organisasi (Moenir, 1983). Contoh yang diberikan adalah gaji, pelatihan, penghargaan. pendidikan dan latihan,  fasilitas, organisasi pegawai.

4. Dwight Waldo (1982:94).

            Dwight Waldo menyatakan bahwa : “Kehematan (economy) dan effisiensi adalah tujuan terpenting kalau tidak dapat dikatakan tujuan tunggal dari studi administrasi.” Disini Waldo menyatakan bahwa efisiensi adalah tujuan utama administrasi. Efisien dibedakan dengan economy (kehematan). Waldo juga menyampaikan  bahwa  menarik orang-orang yang baik kedalam pemerintahan belum cukup.  Menurut Waldo pemerintah harus bekerja secara hemat (ekonomis) dan efisien.

5.  Pasolong (2007)

            Pasolong setelah membandingkan berbagai definisi tentang administrasi oleh berbagai akhli dibidang administrasi, menegaskan bahwa yang dimaksud efisien adalah perbandingan terbaik antara input dan output atau perbandingan antara pengeluaran dan keuntungan. Perbandingan antara hasil maksimum  yang dicapai dengan penggunaan  sumber  daya  yang terbatas.  “Dengan kata lain perbandingan antara apa yang dihasilkan  dengan apa yang seharusnya diselesaikan” Dalam menjelaskan efisien, Pasolong (2007:5), menyatakan bahwa jika output lebih besar dari pada input berarti efisien. Pasolong tidak menjelaskan apakah output yang lebih besar daripada input itu merupakan perbandingan yang terbaik. Hal ini penting diperhatikan karena Pasolong juga menyatakan bahwa efisiensi adalah perbandingan terbaik antara input dan output

6. The Liang Gie (1996:171)

            “Efisiensi adalah suatu azas dasar tentang perb ndingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya “.  Menurut The Liang Gie, perbandingan  itu dapat dilihat dari dua segi, yaitu  dari segi usaha dan hasilnya. Dari segi usaha : “Suatu usaha dapat dikatakan efisien kalau suatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian usaha dapat dikembalikan pada 5 unsur yang terdiri dari : Pikiran,  Tenaga, Waktu, Ruang dan Benda termasuk uang.  Untuk menjelaskan hal ini, The Liang Gie memberikan gambaran sebagai berikut :

           

Gambar :1.1 Efisiensi segi usaha

 

Usaha biasa    

 

Usaha lebih kecil

 

Usaha terkecil

 

                Sumber The Liang Gie (1996:172

            Menurut The Liang Gie, usaha C adalah yang efisien karena memberikan perbandungan terbaik  dilihat dari sudut usaha, yaitu paling sedikit mengeluarkan 5 sumber  kerja untuk mencapai hasil tertentu yang diharapkan.

            Dari segi hasil, dapat dikatakan bahwa suatu kegiatan disebut efisiensi kalu dengan suatu usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik yang mengenai mutunya ataupun jumlah satuan hasil itu. Untuk menjelaskan hal itu, The Liang Gie menjmberikan gambaran sebagai berikut :

                    

Gambar 1.2 Efisiensi dari segi hasil

 

     Sumber : Sumber The Liang Gie (1996:172

            The Liang Gie menyatakan bahwa huruf C adalah yang efisien karena menunjukkan perbandingan terbaik  ditinjau dari sudut hasil, yaitu memberikan hasil yang paling besar mengenai jumlah atau mutunya.

            Selanjutnya The Liang Gie juga memberikan penjelasana tentang efisiensi pada berbagai bidang kehidupan  baik bersifat perorangan maupun dalam arti yang lebih luas. Dalam bidang kerja, penerapannya akan mendapatkan efisiensi kerja. Pada bidang ini efisiensi lebih dikenal dengan efisiensi kerja atau dengan istilah work simplification.  Ide pokok konsepsi ini menurut The Liang Gie adalah sebagaimana didunia barat yang menyatakan bahwa selalu ada/terdapat  suatu cara yang lebih baik untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan penemuan cara-cara yanglebih mudah. Efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara  suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu. The Liang Gie (1996:173) Analisis terhadap kerja itu dapat dilihat dari dua sisi yaitu :Inti dan susunannya. Inti merupakan rangkaian aktivitas  menuju pencapaian tujuan, sedangkan susunannya adalah cara-cara tertentu dalam  melakukan tiap-tiap aktivitas itu.

Sumber

1.      Dwight Waldo, Pengantar Studi Public Administration, (terjemahan; Drs. Slamet W. Admosudarmo), Aksara Baru, Jakarta, cet ke III, 1982.

2.      Harbani Pasolong, Teori Administrasi Publik, Alfabeta, Bandung, Cet; ke 7, 2016.

3.      Drs.Soewarno Handayaningrat, Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Managemen, Gunung Agung,  Jakarta,Cet  ke 4, 1983.

4.      The Liang Gie, Adminstrasi Perkantoran, Liberti, Edisi ke 4, Yogyakarta, 1996.

5.      Drs. A.S. Moenir, Tata Laksana(menejemen) Perkantoran dan Penerapannya. Pradnya Paramita, Jakarta, cet ke 2, 1992.

6.      Prof Dr. Yeremias T. Keban, SU,MURP, Enam Dimensi Strategis Administrasi Publik, Konsep, Teori dan Isu, Gava Media, Edisi ke 3, cet; ke 1, Yoyakarta, 2014.

Arti Administrasi

Arti Administrasi

         Secara etimologis, kata administrasi berasal dari bahasa Inggris, “Administration” yang bentuk infinitifnya  to administer. Ulbert (2011:2).  Dalam  Oxford Advanced Learner’s Dictionary of Current English (1974) kata  administer berarti to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan). Selain berasal dari bahasa Inggris, kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, adminstratie. Pengertian yang tercakup dalan istilah itu adalah  tata usaha, bestuur (manajemen dari kegiatan-kegiatan organisasi, dan beheer (menajemen dari sumber daya, contohnya financial,  personel, gudang, (Ulbert (2011).

            Tentang asal-usul Administrasi, juga dijelaskan oleh Prajudi (1980:28), bahwa administrasi berasal dari Eropa Barat atau Eropa kontinental. Di Indonesia, menurut Prajudi (1980:28),  kata administrasi dikenal melalui penjajahan Belanda. Eropa  Barat  (Belanda), mengenal kata Administrasi berasal dari  bangsa Rumawi. Selanjutnya Prajudi menjelaskan bahwa Sistem sosial dan sistem kenegaraan serta sistem perekonomian di Rumawi berjalan melalui kegiatan-kegiatan unit-unit organisasi. Setiap unit organisasi dipimpin oleh seorang administrator. Setiap unit organisasi tersebut merupakan suatu administration (administrasi).

            Seorang administrator bertanggungjawab kepada Pemilik (Magister) yang berperan sebagai pemberi tugas, kewajiban dan pengarahan-pengarahan kepadanya. Prajudi, (1980:29). Bagaimana cara  pertanggungjawaban dilaksanakan ?  Caranya adalah dengan melakukan adminster ( melayani, mentaati ) majikan  dan melakukan segala sesuatau sesuai kehendak atai kebijakakan atasan.    Menjalankan administrare ( menyelenggarakan tata usaha  seperti registrasi, inventarisasi, pembukuan, korespondensi, dan kearsipan ).  Disamping melakukan pekerjaan-pekerjaan tersebut,  administrator  juga melakukan  penggerakan  atau  menggerakkan  bawahan, personel dalam rangka penyelengaraan organisasi yang dipimpinnya. Setelah   melaksanakan pekerjaan itu, administrator membuat pertanggungjawaban atas semua pelaksanaan pekerjaan dengan membuat laporan, berita acara, proses verbal, neraca dsb.

            Kata administrasi, juga berasal dari bahasa latin admnistrare (ad = pada,  ministrare = melayani) dengan demikian dapat diartikan sebagai ” memberikan pelayanan kepada”.            Syamsiar  (2016:2).   Menurut Syamsiar,  terdapat  3 (tiga) istilah yang berkaitan dengan  administrasi, yaitu : Administration  (Inggris), administratie (Belanda)  dan administrate (Latin). Ketiga istilah itu memiliki arti yang berbeda-beda. Administrasi  terjemahan dalam bahasa latin berarti suatu kegiatan yang bersifat memberikan pelayanan atau servis sesuai dengan kebijakan yang ditentukan oleh yang memberikan tugas, kewajiban, dan tanggung jawab kepadanya. Sedangkan administrasi terjemahan dalam bahasa Inggris adalah suatu kegiatan yang mengandung makna luas meliputi segenap aktivitas untuk  menetapkan kebijakan serta pelaksanaannya. Sementara adminitrasi dalam bahasa Belanda mempunyai arti  suatu kegiatan bersifat hanya terbatas pada  pada catat mencatat atau ketatausahaan  Syamsiar (2016:2)

            Dari beberapa uraian dimuka, dapat diperoleh gambaran bahwa kata administrasi dalam berbagai bahasa sebagai induknya memiliki arti yang berbeda, yaitu :

1. Administrasi dalam pengertian yang berasal dari bahasa Inggris memiliki arti yang luas mencakup segenap aktivitas untuk penetapan suatu kebijakan dan pelaksanaannya.
2. Administrasi dalam bahasa Belanda memiliki arti sebagai ketatausahaan, catat mencatat.
3. Administrasi dalam bahasa Latin memiliki arti sebagai suatu kegiatan yang bersifat memberikan pelayanan atau melaksanakan tugas dan mempertanggungjawabkan tugas itu sesuai ketentuan dari pemberi tugas.

            Secara singkat dapat disimpulkan bahwa secara etimologis, pengertian administrasi memiliki arti yang luas  (dalam bahasa Inggris) yang mencakup baik penetapan  suatu kebijakan maupun pelaksanaannya.  Sedangkan arti yang lainnya  (Belanda, Latin),  hanya mencakup pelaksanaan tugas dan ketatatusahaan serta mempertanggung jawabkan tugas itu  kepada pemberi tugas. Perbedaan dari keduannya terletak pada penetapan kebijakan dan pelaksanaan kebijakan.

          Dalam perkembangannya administrasi dalam pengertiannya dibagi kedalam 2 (dua) pengertian, yaitu administrasi dalam arti sempit dan administrasi dalam pengertian yang lebih luas Ulbert (2011). Menurut Ulbert,administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan dengan maksud untuk memudahkan memperolehnya kembali secaraq keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain.. Yang dimaksud dengan data dan informasi, menurut Ulbert (2011), adalah segala hal yang berhubungan dengan aktivitas organisasi. Ulbert menyatakan bahwa pengertian administrasi dalam arti sempit akan lebih tetpat dikatakan sebagai tata usaha (clerical work, office work).     Prajudi Atmosudirjo dalam bukunya Dasar-dasar Ilmu administrasi (1980:31) menjelaskan kata administrasi di Indonesia sangat dipengaruhi bangsa Eropa karena Indonesia merupakan bekas jajahan Belanda  yang termasuk Eropa kontinental. Menurut istilah dalam bahasa Belanda administrasi  (administratie) merupakan suatu pengertian  yang me3ncakup “stelselmatige verkrijging, en verwerking van gegevens” (dalam bahasa Indonesia : Tata Usaha). Dengan pengertian itu,  Prajudi (1980),  memberikan gambaran bahwa jikalau seorang  Belanda berbicara tentang “keberesan administrasi”,  yang dimaksud adalah  keberesan Tata Usaha, Organisasi dan Manajemen dari instansi atau perusahaan yang bersangkutan.

            Administrasi dalam arti luas  berdasarkan pengertian yang dikemukakan oleh beberapa akhli, adalah segala kegiatan dalam proses kerjasama diantara dua orang atau lebih (sekelompok orang) yang memiliki tujuan bersama dengan rangkaian  kegiatan yang teratur dan  rasional.

Administrasi Pandangan Para Akhli

Administrasi Menurut Pendangan Para Akhli 

        Pengertian Administrasi baik sebagai ilmu maupun sebagai seni telah banyak dikemukakan para akhli dibidang administrasi. Berikut adalah beberapa definisi yang telah dikemukakan beberapa akhli, sebagai berikut : 

1. Leonard D. White dalam Soewarno (1983:2) 

 “Administration is a process common to allgroup effort, public or private,civil or military, large scale or small scale…..etc” ( “Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, negara atau swasta, sipil atau militer usaha yang besar atau kecil…… dan sebagainya” ) 

 2. H. A. Simon dan kawan-kawan dalam Harbani (2016:2)

“Administration as te activities of groups cooperating to accomplish common goals” ( Administrasi sebagai kegiatan daripada kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tujuan bersama ) 

3. Sondang Siagian (1992:2)

“Administrasi Adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna”. 

4. Pasolong (2016:3) 

“Administrasi adalah pekerjaan terencana yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam bekerjasama untuk mencapai tujuan atas dasar efektif, efisien dan rasional.” 

5. Prof. Dr. H. Makmur M.Si., (2015:60)

 ”Administrasi adalah sekumpulan manusia yang melakukan kerja sama dengan selalu menciptakan terjadinya pengaturan dan keteraturan, baik yang berkaitan dengan manusia maupun yang berhubungan dengan kegiatan atau aktivitas. Pengaturan yang tidak tepat akan menciptakan kekacauan, sedangkan keteraturan yang tidak tertata akan menciptakan kerumitan”.

6. Dwight Waldo (1982:24), 

Definisi lain, juga dikemukakan oleh Dwight Waldo (1982:24), yang menyatakan bahwa Administrasi adalah suatu bentuk daya upaya manusia yang kooperatip, yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi. Waldo dalam definisinya memuat beberapa istilah yaitu; daya upaya manusia, kooperatip dan tingkat rasionalitas yang tinggi.

        Dalam uraiannya tentang administrasi, Waldo (1982:15-17), memberikan gambaran dengan merujuk pada peristiwa ledakan sebuah bom atom yang pertama tersiar dengan mencatat beberapa hal, sebagai berikut : 

a.   Ledakan Bom Atom yang demikian hebat menimbulkan perasaan takjub terhadap ilmu alam dan        teknik yang memungkinkan terjadinya gejala yang dianggapnya ajaib itu berlangsung.

b.  Waldo mengarahkan perhatiannya kepada prinsip-prinsip ilmu alam yang dirumuskan dan dicoba        dengan hasil yang memuaskan oleh para akhli ilmu alam 

c.   Waldo juga menceritakan tentang kisah pemerintah AS yang menghasilkan ledakan bom Atom            tersebut dilatar belakangi dengan keberhasilan pembangunan tentang manusia dan tekhnik. 

d. “Manhattan Enginer District” telah dibangun pemerintah AS sebagai sub-bagian pemerintah                 dengan dana yang sangat besar, yang didalamnya telah dilatih ribuan orang dengan berbagai jenis       keakhlian dengan berbagai bahan yang berasal dari seluruh dunia dengan berbagai fasilitas yang          lengkap.

e.   Menurut Waldo, keberhasilan Manhattan Enginer District sangat tergantung kepada berhasilnya          penggunaan ledakan - ledakan nuklir guna kepentingan militer. 

f.   Waldo menyampaikan bahwa berdasarkan bukti-bukti, sebagian besar orang menganggap bahwa         ledakan bom A itu adalah hasil ilmu pengetahuan alam belaka dan perhatian terhadap peranan             Manhattan Enginer District hampir tidak ada. 

g.  Pertanyaan yang muncul bagi Waldo : “Tetapi tidak dapatkah kita berpegang pada suatu sudut             pandangan yang lain bahwa Bom A adalah juga suatu hasil dalam lapangan ilmu kemanusiaan,           disamping ilmu alam ?”  Dalam penilaiannya, Waldo menyatakan bahwa ledakan itu tidak dapat        diartikan sebagai suatu pernyataan  kemenangan  kemoralan manusia. Waldo bahkan menilai               sebaliknya, walaupun peledakan itu tidak dapat dipisahkan dari penilaian terhadap perang dan
     seluruh peralatannya yang serba modern.\
     
         Dengan melihat uraian diatas, menurut Waldo, peledakan bom Atom itu adalah sebuah hasil tata cara kerjasama manusia. Waldo menyatakan bahwa didalam perspektif sejarah, pencapaian bom A itu adalah suatu hal yang luar biasa dalam tata cara kerjasama manusia yang mungkin tidak terbayang dalam khayal manusia primitip. Waldo menegaskan bahwa dibalik keberhasilan peledakan bom atom yang sangat hebat tersebut terdapat sebuah kerjasama antara orang-orang yang terlibat didalamnya dari berbagai keakhlian. Peristiwa ledakan sebuah bom, tidak terjadi hanya semata-mata keahlian dibidang pengetahuan alam, tetapi proses kerja yang melibatkan banyak orang tentunya memerlukan tata cara kerja yang sistematis yang menyangkut pengumpulan dan penggunaan berbagai sumber daya yang diperlukan dengan kemajuan teknologi.

        Dalam hal kerjasama ini Waldo mengajukan contoh untuk memperjelas pengertiannya yaitu : jika dua orang menggulingkan sebuah batu yang tidak terguling oleh seorang saja diantara mereka, maka dapatlah dikatakan bahwa mereka telah bekerja sama. Hasilnya adalah batu yang terguling. Sebuah pertanyaan dalam hal kerjasama ini muncul, apakah kerja sama itu harus dilakukan secara sukarela ? Bagaimana jika kerjasama itu dilakukan karena terpaksa ? Apakah kerelaan atau keterpaksaan merupakan ukuran kerjasama dalam arti administrasi ? Waldo menjelaskan dalam bahasa Inggris, terdapat istilah kerjasama yang antagonistis ( kerjasama yang tidak secara sukarela) untuk membedakannya dengan kerjasama yang timbul secara sukarela. Bagi Waldo, Sukarela atau terpaksa, tetap merupakan suatu kerjasama. Pertanyaan lain muncul juga berkaitan dengan bentuk kerjasama yang rasionil. Dalam uraiannya Waldo menjelaskan dua hal : Pertama; Administrasi bukanlah satu-satunya kerjasama yang rasionil. Contoh yang dikemukakan adalah sistem perekonomian Amerika berdasar berdasar pada persaingan antara badan-badan usaha. Suatu bentuk kerjasama antagonistis. Kedua; Tujuan-tujuan tiap orang yang tergabung dalam suatu sistem administrasi secara umum berbeda dengan tujuan sistem administrasi itu sendiri yang telah ditentukan secara formil (Waldo, 1982:24)
    Dalam hal penilaian perkembangan ilmu pengetahuan alam dalam hubungannya dengan pengetahuan sosial, Waldo menyatakan bahwa sepanjang jika ukurannya hanya menyangkut khusus yang berlaku dalam ilmu alam, seperti menyangkut dalil-dalil ilmu pasti, adalah suatu hal yang wajar jika ada penilaian yang menyatakan bahwa kemajuan ilmu pengetahuan alam itu telah lebih maju dibanding dengan ilmu pengetahuan sosial. Dalam kaitannya dengan pengertian administrasi, ilustrasi diatas menjelaskan beberapa istilah dalam definisi tersebut diatas. Pengertian daya upaya dalam definisi itu menunjukkan suatu upaya atau berbagai upaya yang dilakukan dalam kegiatannya untuk mencapai tujuan. Istilah kooperatip dalam hal ini menggambarkan bahwa kegiatan dimaksud tidak hanya dilakukan seorang diri, akan tetapi oleh lebih dari satu orang yang disebut sebagai kerjasama. Sedangkan istilah rasionalitas yang tinggi menunjukkan bahwa kegiatanyang dilakukan atau segala daya upaya itu dilakukan dengan sadar, dengan sengaja, dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan tetentu pencapaian tujuan, digunakan sebagai alat untuk mengukur tingkat rasionalitas. Tindakan yang rasionil menurut Waldo (1982) adalah suatu tindakan yang telah diperhitungkan secara tepat untuk merealisasikan tujuan tertenytu yang diinginkan dengan pengorbanan yang sedikit-dikitnya bagi realisasi tujuan-tujuan yang lain. Waldo juga mengajukan sebuah pertanyaan apakah setiap tindakan manusia itu selalu rasionil ? Bagi Waldo, dengan mendasarkan diri pada anggapan bahwa manusia selalu berusaha untuk menggunakan pikirannya, dengan jalan mengadakan suatu imbangan yang hati-hati antara alat dan tujuan untuk mencapai tujuan sebanyak-banyaknya. 

        Dari beberapa pengertian yang dikemukakan dimuka, terdapat beberapa hal pokok yang menjadi pokus pembahasan dalam definisi tentang administrasi, yaitu : 

1. Sekelompok orang (dua orang atau lebih)

2. Adanya kegiatan (aktivitas) bersama atau kerja sama 

3. Tujuan bersama 

4. Tingkat rasionalitas yang tinggi, efektif dan efisien 

      Tentang pokok-pokok tersebut, diantara para akhli sebagian menyebutnya sebagai unsur-unsur administrasi dan sebagian lagi menyebutnya sebagai ciri-ciri administrasi. Istilah lain yang dikemukakan dalam definisi tentang administrasi adalah efisien, efektif dan rasional ( Pasolong, 2016).  Menurut Pasolong, ketiga istilah itu disebut sebagai dimensi karakteristik dari administrasi. Sedangkan tujuan atau sasaran, kerjasama dan sarana disebut sebagai dimensi unsur dari administrasi.  

        Dari beberapa uraian dimuka, dapatlah disampaikan bahwa administrasi berdasarkan uraian yang dikemukakan Pasolong, dapat dilihat dari dua dimensi, yaitu dimensi unsur-unsur administrasi dan dimensi ciri-ciri atau karakteristik dari administrasi. Dimensi unsur seperti disebutkan dimuka terdiri dari : 

1. Dua orang atau lebih atau kelompok orang 

2. Proses kerjasama (kegiatan bersama) 

3. Tujuan yang telah ditentukan sebelumnya

4. Adanya bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan

       Sedangkan dimensi karakteristik , terdiri dari : 

1. Efisien 

2. Efektif, dan 

3. Rasional 

Dimensi unsur merupakan bagian pokok adanya upaya atau kegiatan manusia yang melakukan kerjasama dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, sedangkan dimensi karakteristik atau ciri merupakan indikator dalam kegiatan administrasi.