Administrasi : Arti Efisiensi

Arti Efisiensi

            Beberapa istilah yang dipakai dalam ilmu  administrasi adalah efisien, efektif dan rasional. Beberapa pengertian tentang istilah-istilah itu dapat ditemukan dalam berbagai pendapat sebagai berikut :

A.      Efisiensi

1.       James L.Gibson dkk (1996:51) dalam Pasolong (2016:3).

Efisien berarti perbandingan  rasio keluaran dengan masukan.

2.       Keban (2014:222)

………penerapan “cara untuk  menghasilkan sesuatu” yang   diinginkan menjadi pusat perhatian penilai.  Menurut Keban parameter utama yang sering digunakan adalah biaya (uang,  waktu, tenaga, dan energi) yang dikeluarkan dibandingkan dengan hasil yang dicapai.  Cara ini disebut kriteria efisiensi (efficiency perfective), dengan pengertian sebagai perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh dengan biaya yang dikeluarkan  (Keban, 2014:222)

3.       H. Emerson dalam Soewarno (1983:15)

Yang dimaksud efisiensi (effeciency) ialah : “The ratio of input to output, benefit to cost (performance to the use of resources)as that which maximizes results limited resources. In the words, it was the relation between what is accomplished and what might be accomplished” ( Efisiensi adalah perbandingan terbaik antara input dan output, antara keuntungan dengan biaya( antara hasil pelaksanaan dengan sumber-sumber yang dipergunakan) seperti halnya juga dengan  hasil maximum yang dicapai  dengan penggunaan sumber yang terbatas. Dengan kata lain hubungan antara apa yang telah diselesaikan dengan apa yang harus diselesaikan).

Soewarno (1983:15) menjelaskan apa yang dimaksud dengan input dan output. “Input  adalah semua sumber (resources), yaitu sarana dan prasarana, yang digunakan dalam proses produksi barang atau jasa. Contoh yang dikemukakan tentang sarana atau sumber-sumber itu misalnya : tenaga kerja, (man), biaya (money), bahan-bahan pokok (materials), peralatan atau mesin (machine), cara kerja (method), pemasaran ata pelayanan (market atau sevice), termasuk juga waktu (time). Sedangkan prasarana  ( berbentuk  barang fisik ) misalnya gedung, pabrik, gudang, alat transfortasi dsb.”

     Bagaimana mengukur tingkat efisiensi? Indikator apa yang dapat menggambarkan bahwa suatu usaha  telah memperoleh hasil dengan cara yang efisien ?  Bagaimana menggambarkan bahwa input dan output telah  digunakan dengan perbandingan terbaik ?  Soewarno menjelaskan untuk mengukur efisiensi dibidang swasta relative lebih mudah jika dibandingkan denga institusi pemerintahan. Hal ini disebabkan karena pada bidang swasta dapat diukur dengan membandingkan profit ( keuntungan) dengan sumber daya yang digunakan. Bagaimana dengan efisiensi dibidang pemerintahan ? Soewarno (1983),  menyatakan adalah sukar untuk  mengukur efisiensi didalam pekerjaan pemerintahan dibanding dengan organisasi niaga. Tentang ukuran itu, Soewarno (1983) dengan mengutif pendapat Mr. Sharp menyatakan bahwa:

1. Didalam pemerintahan efisiensi diukur dalam arti penghematan  dari suatu kegiatan, yaitu apabila pekerjaan telah diselesaikan dengan baik dengan biaya yang seminimum mungkin.
2. Dapat pula diukur berdasarkan atas penerapan pengujian  secara pragmatis untuk setiap kegiatan.(applying pragmatic test of its operations)
3. Salah satu penyebab adanya kesulitan dalam pengukuran efisiensi  dibidang pemerintahan dibanding swasta adalah adanya perbedaan motivasi. Pada usaha niaga / swasta,  motivasi  untuk efisiensi itu baik perusahaan maupun  pekerja/individu  adalah keuntungan. Sedangkan pada pemerintahan sangat berbeda. Motivasinya sangat tergantung kepada orang/pejabat/aparaturnya. Soewarno,(1983)
4. Beberapa penulis juga berpendapat bahwa Efisiensi pada pekerjaan pemerintah  dapat dilakukan bila para aparatur pemerintahnya dapat menerjemahkan kehendak masyarakat di dalam suatu pengambilan keputusan dan melaksanakan keputusan itu dengan cara terbaik. Soewarno (1983)

4.    Moenir. (1982:254)

     Dengan mengutif Ensiklopedi Indonesia, jilid 1 : 452 dalam Moenir. (1982:254) menyatakan bahwa Efisiensi adalah usaha pada produksi untuk memberantas  segala pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun  gejala yang merugikan.  Moenir menjelaskan  bahwa  pada mulanya  istilah efisiensi timbul dalam bidang ilmu pengetahuan ekonomi.  Dalam ilmu ekonomi dikenal sebuah prinsip  memperoleh hasil sebesar-besarnya dengan pengorbanan sekecil-kecilnya atau bila ditujukan pada keuntungan maka prinsipnya akan berbunyi mendapatkan keuntungan sebesar-besarnya dengan pembiayaan seminim mungkin. Menurut Moenir (1982) prinsip ini tidak selamanya benar karena terdapat potensi atau ada kemungkinan menjurus kepada usaha pemerasan tenaga manusia tanpa menghiraukan sisi kemanusiaan. Akan tetapi dalam batas-batas aturan  tertentu  masih dapat dipertahankan

Secara matematis, Efisiensi dapat dijelaskan atau diwujudkan dalam simbol ∑ yang merupakan hasil perbandingan antara O (output) dengan I (input). Moenir (1982:254). Dalam penjelasannya menyatakan bahwa output adalah semua barang atau jasa yang dihasilkan,  sedangkan input, adalah semua biaya yang diperlukan dalam rangka menghasilkan barang atau jasa tersebut. Kapan perbandingan itu dikatakan  efisien ?  Moenir menjelaskan bahwa hasil perbandingan akan efisien bila ∑   1  atau  ∑ =  1.  Mengapa harus lebih besar dari 1  ?  Menurut Moenir,  karena bila  hasil itu sama dengan 1, maka  barang yang dihasilkan sama dengan biaya yang diperlukan dan akan terjadi kerugian  khususnya kerugian tenaga kerja. Apalagi jika ∑ = dalam kondisi ini akan dapat mempercepat        kebangkrutan. Perbandingan Output dengan input  ()  biasanya digunakan dalam bidang produksi untuk  menetapkan  produktivitas suatu usaha.  Dalam  beberapa hal antara produktivitas dengan efisiensi terutama untuk mengetahui adanya keuntungan (laba). Namun demikian, menurut Moenir kedua istilah itu tidak selamanya dapat dipersamakan. Ada beberapa hal sehingga keduanya tidak sama  antara lain cakupan penggunaan istilah efisiensi lebih luas dibanding produkstivitas. Produktivitas lingkup penggunaanya sangat terbatas hanya berkaitan dengan hasil-hasil yang bersifat fisik.  Moenir (1982 : 255), setelah meneliti berbagai definisi tentang efisiensi, menyatakan bahwa efisiensi adalah suatu pengertian terhadap suatu keadaan , sehingga cara penilaiannya tidak dapat dilakukan dalam waktu sambil lalu saja, melainkan harus dilakukan dalam waktu yang cukup dan dilakukan dengan suatu penelitian.

     Moenir (1983) memberikan penjelasan tentang sumber-sumber daripada efisiensi dan juga tentang unsur - unsur yang harus ada dalam bidang efisiensi. Menurut Moenis, sumber utama efisiensi adalah manusia,  sedangkan  unsur-unsur efisiensi adalah  kesadaran, keakhlian dan disiplin.  Menurut  Moenir, kesadaran dapat mengarahkan sikap manusia kearah efisiensi. Hal ini juga berkaitan dengan sikap hidup dan tingkah laku. Efisiensi tidak dapat diharapkan dalam tempo seketika melainkan dilakukan dalam proses waktu yang panjang. Menurut Moenir,  perilaku efisien harus dibentuk sejak masa manusia lahir dan berlanjut dalam proses pendidikan. Moenir memberi gambaran bahwa seseorang yang hidup sejak kecil dalam kesulitan serba kurang dan selalu kerja keras, maka setelah dewasa  dapat dipastikan akan memiliki sikap tekun, rajin dan efisien.  Dalam proses pengalaman hidup yang demikian, akan terjadi proses latihan dan tempaan  menggunakan sesuatu secara hemat, mendahulukan kewajiban daripada hak,  menggunakan waktu dengan tepat, kerja keras, menjadikan manusia yang menghargai waktu  dan hidup efisien. Dalam kaitan ini Moenir mengutif pendapat George Strauss yang menyatakan bahwa “…..low morale and poor motivation may lead to inefficiency and low productivity”.

            Unsur efisiensi lainnya adalah keakhlian. Menur  ada suatu  kelebihan yang diperoleh bila sesuatu dikejakan seorang akhli dibidangnya, kelebihan itu antara lain pekerjaan dapat dilakukan lebih baik,lebih cepat bila dibandingkan dengan yang bukan akhlinya. Pernyataan ini selaras dengan pernyataan bahwa efisiensi sangat tergantung pada unsur  manusianya. Kalaupun ada yang berpendapat bahwa peralatan sangat berpengaruh, tetapi unsur manusia lebih dominan. Namun demikian perpaduan antara keakhlian dan peralatan yang memadai akan menjadi dukungan yang sangat besar bagi manusia dalam mencapai efisiensi. Suatu pertanyaan akan menuncul : Apakah keakhlian dapat menjadi jaminan atas tercapainya efisiensi ? Jawaban yang disampaikan adalah  ya. Moenir memberikan contoh seorang yang sangat akhli dibidang mesin akan dapat mengetahui dengan tepat jenis kerusakan mesin hanya dengan menengar suaranya saja berbeda dengan yang bukan akhli, dia tak dapat memperkirakan jenis kerusakan tanpa  membongkar terlebih dahulu mesinnya. Dengan kenyataan ini efisiensi dapat diperhitungkan. Perkembangan masyarakat dibidang tekhnologi sangat menjurus pada spesialisasi (keakhlian) sehingga kleakhlian dibidang tertentu sangat dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan. Dibidang menajemen sumber daya manusia sejalan dengan penempatan orang yang tyepat pada tempatnya. Bagi sebuah organisasi keakhlian sangat menguntungkan karena dapat menunjang program efisiensi. Kemajuan-kemajuan dibidang tekhnologi pada dasarnya sangat membutuhkan spesialisasi keakhlian tenaga kerja.  Dalam bidang produksi, keakhlian tenaga kerja dapat mengurangi kerusakan produksi, menaikan produksi dan meningkatkan pelayanan. Mengurangi kecelakaan kerja, mengurangi  hasil produksi dibawah standar, yang pada akhirnya akan menaikkan keuntungan dan meningkatkan pelayanan serta dapat menambah kepercayaan masyarakat. Moenir, (1983:260)

            Unsur ketiga efisiensi adalah disiplin. Disiplin menurut  Moenir, mengandung  faktor waktu. Disiplin juga timbul dari kesadaran. Perbedaan unsur kesadaran dan disiplin adalah  soal waktu. Kesadaran muncul dalam waktu lama sedangkan disiplin dapat tumbuh dalam tempo yang relatif  singkat.  Pada mulanya disiplin terbentuk dengan paksaan melalui berbagai peraturan, namun  pada akhirnya akan menjadi suatu kegiatan atau perbuatan yang biasa. Moenir menjelaskan bahwa dalam disiplin terdapat 2 (dua) faktor penting, yaitu waktu dan kegiatan atau perbuatan. Moenir memberi contoh tentang penerapan waktu dan disiplin, misalnya soal lalulintas di jalan raya.  Peraturan yang  tidak mengenal waktu adalah sebuah larangan untuk tidak masuk pada suatu jalan tertentu.  Bukan hanya diwaktu sibuk banyak kendaraan akan tetapi berlaku selamanya walaupun jam 03.00 pada saat yang sangat sunyi ketentuan itu harus dipatuhi. Inilah hubungannya antara waktu dengan disiplin.      Ada tuntutan  disiplin dan  kesadaran yang   tidak dalam batasan waktu mentaati suatu peraturan. Dan sebaliknya terdapat berbagai peraturan yang dibatasi waktu. Contoh yang diberikan adalah jam pemberangkatan pesawat terbang, peluncuran satelit dsb.

            Disiplin dalam hubungannya dengan kegiatan dan waktu dapat diberikan contoh sebagaimana dijelaskan Moenir (1983) antara lain sebagai berikut :

1.     Yang bekaitan dengan tata cara pekerjaan / kegiatan

a.    Tata cara mengerjakan suatu pekerjaan  terutama dalam bidang kerja yang tetap dan berulang.

b.   Prosedur penyelenggaraan  kegiatan

c.    pelaksanaan pekerjaan

2.     Sedangkan dalam hubungannya dengan waktu , antara lain :

a.   Keberangkatan dan kedatangan suatu angktan/ tranfortasi

b.   Datang dan kembali pada tempat kerja

c.   Beribadat

d.   Penyelenggaraan suatu kegiatan, misalnya pembanguna gedung, jembatan, dsb

     Dalam pelaksanaannya tentu perlu tata cara untuk mendorong dan menciptakan  suasana keteraturan  untuk mentaati waktu dan tata cara kerja. Salah satu upaya itu adalah penjabaran tugas  dan wewenang yang jelas, prosedur pelaksanaan pekerjaan yang memadai dan sederhana. Semua upaya itu sangat perlu diketagui dengan tepat oleh seluruh anggota organisasi. Moenir mengutif Ordway Tead sebagai bedrikiut :

“ Basic in effort to have well disciplined organization  is the task  of providing well organized and clearly functionalized structure and procedure of organization into which each individual  knows where and how he fits” (Upaya yang mendasar untuk memiliki organisasi yang disiplin adalah tugas untuk menyediakan struktur dan prosedur organisasi yang tertata dan terorganisir dengan baik sehingga  setiap individu mengetahui di mana dan bagaimana dia melakukan pekerjaan)

            Upaya lain dalam rangka disiplin adalah penciptaan keseimbangan kepentingan antara pribadi dan organisasi (Moenir, 1983). Contoh yang diberikan adalah gaji, pelatihan, penghargaan. pendidikan dan latihan,  fasilitas, organisasi pegawai.

4. Dwight Waldo (1982:94).

            Dwight Waldo menyatakan bahwa : “Kehematan (economy) dan effisiensi adalah tujuan terpenting kalau tidak dapat dikatakan tujuan tunggal dari studi administrasi.” Disini Waldo menyatakan bahwa efisiensi adalah tujuan utama administrasi. Efisien dibedakan dengan economy (kehematan). Waldo juga menyampaikan  bahwa  menarik orang-orang yang baik kedalam pemerintahan belum cukup.  Menurut Waldo pemerintah harus bekerja secara hemat (ekonomis) dan efisien.

5.  Pasolong (2007)

            Pasolong setelah membandingkan berbagai definisi tentang administrasi oleh berbagai akhli dibidang administrasi, menegaskan bahwa yang dimaksud efisien adalah perbandingan terbaik antara input dan output atau perbandingan antara pengeluaran dan keuntungan. Perbandingan antara hasil maksimum  yang dicapai dengan penggunaan  sumber  daya  yang terbatas.  “Dengan kata lain perbandingan antara apa yang dihasilkan  dengan apa yang seharusnya diselesaikan” Dalam menjelaskan efisien, Pasolong (2007:5), menyatakan bahwa jika output lebih besar dari pada input berarti efisien. Pasolong tidak menjelaskan apakah output yang lebih besar daripada input itu merupakan perbandingan yang terbaik. Hal ini penting diperhatikan karena Pasolong juga menyatakan bahwa efisiensi adalah perbandingan terbaik antara input dan output

6. The Liang Gie (1996:171)

            “Efisiensi adalah suatu azas dasar tentang perb ndingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya “.  Menurut The Liang Gie, perbandingan  itu dapat dilihat dari dua segi, yaitu  dari segi usaha dan hasilnya. Dari segi usaha : “Suatu usaha dapat dikatakan efisien kalau suatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian usaha dapat dikembalikan pada 5 unsur yang terdiri dari : Pikiran,  Tenaga, Waktu, Ruang dan Benda termasuk uang.  Untuk menjelaskan hal ini, The Liang Gie memberikan gambaran sebagai berikut :

           

Gambar :1.1 Efisiensi segi usaha

 

Usaha biasa    

 

Usaha lebih kecil

 

Usaha terkecil

 

                Sumber The Liang Gie (1996:172

            Menurut The Liang Gie, usaha C adalah yang efisien karena memberikan perbandungan terbaik  dilihat dari sudut usaha, yaitu paling sedikit mengeluarkan 5 sumber  kerja untuk mencapai hasil tertentu yang diharapkan.

            Dari segi hasil, dapat dikatakan bahwa suatu kegiatan disebut efisiensi kalu dengan suatu usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik yang mengenai mutunya ataupun jumlah satuan hasil itu. Untuk menjelaskan hal itu, The Liang Gie menjmberikan gambaran sebagai berikut :

                    

Gambar 1.2 Efisiensi dari segi hasil

 

     Sumber : Sumber The Liang Gie (1996:172

            The Liang Gie menyatakan bahwa huruf C adalah yang efisien karena menunjukkan perbandingan terbaik  ditinjau dari sudut hasil, yaitu memberikan hasil yang paling besar mengenai jumlah atau mutunya.

            Selanjutnya The Liang Gie juga memberikan penjelasana tentang efisiensi pada berbagai bidang kehidupan  baik bersifat perorangan maupun dalam arti yang lebih luas. Dalam bidang kerja, penerapannya akan mendapatkan efisiensi kerja. Pada bidang ini efisiensi lebih dikenal dengan efisiensi kerja atau dengan istilah work simplification.  Ide pokok konsepsi ini menurut The Liang Gie adalah sebagaimana didunia barat yang menyatakan bahwa selalu ada/terdapat  suatu cara yang lebih baik untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan penemuan cara-cara yanglebih mudah. Efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara  suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu. The Liang Gie (1996:173) Analisis terhadap kerja itu dapat dilihat dari dua sisi yaitu :Inti dan susunannya. Inti merupakan rangkaian aktivitas  menuju pencapaian tujuan, sedangkan susunannya adalah cara-cara tertentu dalam  melakukan tiap-tiap aktivitas itu.

Sumber

1.      Dwight Waldo, Pengantar Studi Public Administration, (terjemahan; Drs. Slamet W. Admosudarmo), Aksara Baru, Jakarta, cet ke III, 1982.

2.      Harbani Pasolong, Teori Administrasi Publik, Alfabeta, Bandung, Cet; ke 7, 2016.

3.      Drs.Soewarno Handayaningrat, Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Managemen, Gunung Agung,  Jakarta,Cet  ke 4, 1983.

4.      The Liang Gie, Adminstrasi Perkantoran, Liberti, Edisi ke 4, Yogyakarta, 1996.

5.      Drs. A.S. Moenir, Tata Laksana(menejemen) Perkantoran dan Penerapannya. Pradnya Paramita, Jakarta, cet ke 2, 1992.

6.      Prof Dr. Yeremias T. Keban, SU,MURP, Enam Dimensi Strategis Administrasi Publik, Konsep, Teori dan Isu, Gava Media, Edisi ke 3, cet; ke 1, Yoyakarta, 2014.