struktur Organisasi

Struktur organisasi menurut Husaini Usman (2011) dibagi kedalam 6(enam) macam, yaitu :  (1). Garis,  (2). Garis dan Staf,  (3). Fungsional,  (4) Devisional, (5). Organisasi Komite/Panitia, (6). Matriks.

1.        Struktur Organisasi Garis (Line Authority Structure)

Husaini, menyatakan bahwa stuktur ini adalah struktur organisasi tertua dan paling sederhana.  Penggunaannya biasanya pada organisasi kecil yang anggotanya relatif sedikit.  Pimpinan organisasi biasanya pemilik atau pemegang saham paling besar. Menurut Husaini struktur organisasi garis disebut juga struktur organisasi militer. Dalam penjelasannya menyatakan bahwa dalam organisasi militer otoritas berlaku dari puncak sampai ke dasar. Garis Otoritas dari atas ke bawah disebut garis komando. Sebagai jawaban dari otoritas adalah pertanggungjawaban yang dalam istilah lain disebut akuntabilitas. Garis ini berasal dari bawahan (sebagai penerima perintah) ke atasan / pimpinan (pemberi perintah). Delegasi wewenang  dan

alur komando langsung pada setiap bagiandibawahnya berdasarkan hierarki yang ada.

Husaini disamping memberikan penjelasan tentang struktur organisasi, juga menjelaskan tentang keuntungan dan kerugian dalam menggunakan struktur organisasi garis, yaitu :

A.      Keuntungan :

a.         Sederhana sehingga mudah dipahami,

b.         Pembagian tugas dan wewenang cukup jelas.

c.         Adanya kesatuan komando sehingga memudahkan pemeliharaan disiplin dan tanggung jawab, dan

d.        Pengambilan keputusan cepat karena komunikasi mudah.

B.       Kerugian.

a.         Kaku (tidak luwes),

b.         Kemungkinan otoriter tinggi,

c.         Ketergantungan kepada seseorang tinggi sehingga mudah kacau kalau seseorang tidak berfungsi semestinya,

d.        Terlalu banyak menumpuki atasan hal-hal yang kecil dan sangat teknis karena atasan harus menyetujui hal-hal kecil  karena atasan harus menyetujui kegiatan-kegiatan bawahannya dahulu, dan

e.         Merintangi kreativitas bawahan karena bawahan takut ide-idenya tidak disetujui.

2.         Struktur Organisasi Garis dan Staf

Dalam struktur organisasi Lini dan Staf  menurut  Husaini  terdapat dua kelompok anggota organisasi yang berpengaruh dalam menjalankan roda/kegiatan organisasi. Kedua kelompok itu adalah :

a.         Kelompok anggota organisasi yang menjalankan tugas pokok

b.        Kelompok anggota organisasi yang melaksanakan tugas  berdasarkan keahlian yang disebut staf.

Kelompok pertama berkaitan langsung dengan tugas-tugas pokok organisasi untuk mencapai tujuan sedangkan kelompok kedua tugas yang dilaksanakan adalah memberikan saran  sesuai keahliannya kepada kelompok pertama (unit operasional) dan kelompok pertama dapat menerima saran itu dan dapat dijadikan sebagai pedomanpelaksanaan.

            Dalam menggunakan struktur organisasi lini dan staf, terdapat  keuntungan dan kerugian, yaitu;

A.       Keuntungan.

a.         Pembagian tugas yang jelas antara kelompok yang menjalankan tugas pokok organisasi dengan tugas penunjang,

b.         Keputusan biasanya diambil dengan pertimbangan yang matang oleh semua anggota organisasi,

c.         Kemampuan bakat yang berbeda-beda dapat saling mengisi,

d.        Ahli-ahli dalam staf dapat menghasilkan pekerjaan yang bermutu tinggi,

e.         Penghargaan terhadap keahlian tinggi, dan

f.          Mengturangi beban kerja manajer line dari pekerjaan yang sangat tehnis.

B.   Kerugian

a.         Kelompok orang yang berada dalam garisdihadapkan pada dua atasan, yaitu atasan yang berhak memerintah dan pimpinan staf yang berhak memberikan saran,

b.         Saran staf mungkin kurang tepat dan sukar dilaksanakan,

c.         Orang-orang pada garis cenderung mengabaikan saran staf, dan

d.        Menimbulkan kekacauan bila tugas tidak dirumuskan dengan jelas.

1.        Organisasi Fungsional.

Organisasi fungsional menurut Husaini dedifinisikan sebagai organisasi yang pembagian tugas atas para pejabatnyadisesuaikan dengan bidang keahliannya. Jika diperinci ada beberapa hal yang lebih pokok, yaitu : (1). Tidak terlalu menekankan pada hierarki struktural, akan tetapi pada sifat dan fungsi yang dilaksanakan, (2). Bawahan dapat menerima perintah dari beberapa pejabat dan mempertanggungjawabkannya kepada pejabat masing-masing,  (3). Struktur organisasi fungsional terdiri atas  spesialis staf yang dapat melaksanakan  otoritas langsung atas beberapa departemen garis. Contoh yang diberikan dalam hal ini adalah struktur organisasi para guru yang mengajar pada sebuah lembaga pendidikan.

Bagaimanapun terdapat keuntungan dan kerugaian pada organisasi fungsional menurut Huasini, yaitu :

A.     Keuntungan.

1.         Perencanaan dapat dilakukan dengan baik dengan memusatkan keahlian masing-masing,

2.         Spesialisasi staf dapat dimanfaatkan secara optimal (efektif dan efisien),

3.         Koordinasi mudah dilaksanakan,

4.         Memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketatterhadap fungsi-fungsi,

5.         Pekerjaan otak  berpisah dengan pekerjaan otot

B.     Kerugian.

1.         Tidak jelas siapa yang bertanggung jawab secara penuh atas suatu pekerjaan,

2.         Banyak atasan membingungkan bawahan,

3.         Saling mementingkan funsinya masing-masing shingga menimbulkan konflik –konflik antar fungsi,

4.         Sukar melakukan mutasi.

4.    Organisasi- Organisasi  Devisional.

            Husaini menjelaskan bahwa jika sebuah perusahaan telah banyak menghasilkan produk, maka struktur organisasi fungsional sudah tidak efektif lagi dalam pengelolaan organisasi.  Jalan keluar yang dapat ditempuh adalah dengan cara membentuk devisi-devisi semi otonomi. Devisi-devisi ini merancang, memproduksi dan memasarkan jasa dan produk masing-masing. Pembentukan struktur dapat dilakukan dengan mengikuti pembagian devisi, misalnya atas dasar produk, wilayah, pelanggan, proses, dan perlatan.

            Penggunaan struktur organisasi devisional, menurut Husaini memiliki keuntungan dan kerugian, sebagai berikut:

A.      Keuntungan.

1.         Koordinasi dan wewenang dapat memberi tanggapan yang cepat dan tepat,

2.         Pengembangan dan implementasi strategi organisasi dekat dengan lingkungannya yang khas,

3.         Rumusan tanggungjawab jelas dengan kinerja yang diukur dari masing-masing devisi,

4.         Manajer puncak dapat memusatkan pikiran pada kebijakan strategis,

5.         Sesuai untuk lingkungan yang cepat berubah,

6.         Mempertahankan spesifikasi fungsional setiap devisi, dsan

7.         Wadah latihan yang baik bagi setiap manager strategis.

B.       Kerugian.

1.         Berkembangnya persaingan kurang sehat atas potensi sumber daya organisasi dan konflik tugas dengan prioritas,

2.         Masalah – masalah didelegasikan kepada manaje-manajer devisi,

3.         Biaya operasional organisasi meningkat,

4.         Tidak samanya kebijakan antar devisi, dan

5.         Duplikasi sumber daya organisasi.

5.    Struktur Organisasi Komite / Panitia.

            Struktur organisasi komite atau panitian menurut Husaini adalah sekumpulan orang yang membentuk satu kelompok yang disebut komite atau panitia. Menurut Husaini ada beberapa keuntungan dan kerugian dengan penggunaan struktur organisasi panitia/komite, antara lain :

A.      Keuntungan.

1.         Keputusan lebih berkualitas karena dipikirkan bersama-sama,

2.         Meningkatkan penerimaan kelompok karena setiap orang diundang untuk berpartisipasi,

3.         Meningkatkan  koordinasi,

4.         Tempat latihan bagi manajer,

5.         Pembagian kekuasaan,

6.         Menghindari hal-hal yang tidak diinginkan

B.       Kerugian.

1.         Pengambilan keputusan menjadi lama karena harus melalui diskusi terlebih dahulu,

2.         Pemborosan waktu, tenaga dan uang,

3.         Dominasi individu,

4.         Adanya kompromi lebih dahulu,

5.         Kurangnya tanggung jawab individu karena sudah ada tanggung jawab bersama.

6.    Struktur Organisasi Matriks.

            Struktur organisasi matriks ini, menurut Husaini adalah merupakan penyempurnaan dari organisasi fungsional. Orang-orang atau anggota organisasi yang ditempatkan pada setiap sel merupakan gabungan antara staf dan produk (lini). Keuntungan dan kerugian penggunaan struktur organisasi ini adalah sbb:

1.        Keuntungan.

1.         Efisiensi penggunaan menajer-manajer fungsional,

2.         Luwes menghadapi perubahan,

3.         Keunggulan tekhnis,

4.         Meningkatkan motivasi kerja, dan

5.         Pengembangan diri.

2.        Kerugian.

1.         Terjadinya konflik karena terjadi pertanggungjawaban ganda yang dapat menimbulkan kebingungan dan kebijakan-kebijakan yang kontradiktif serta pertentangan kekuasaan yang mengarah pada  perdebatan atas suatu pekerjaan,

2.         Pimpinan tidak terbiasa bekerja secara tradisional,

3.         Memerlukan hubungan vertikal dan horizontal,

4.         Memerlukan lebih banyak keterampilan antar pribadi,

5.         Mengandung resiko timbulnya anarki, dan

6.         Sangat mahal untuk diterapkan.

Tentang kerugian dari struktur orgabisasi matriks, Husaini menyatakan bahwa sa;lah satu kerugiannya adalah Sangat mahal apabila strutur organisasi ini diterapkan. Apa atau faktor apa penyebab menjadi mahal tidak ada penjelasan lebih lanjut.

Berdasarkan uraian dimuka,  dapat disimpulkan bahwa bentuk atau struktur organisasi sangat penting dalam hubungannya sebagai wadah kegiatan administrasi. Terdapat beberapa macam bentuk yang penggunaannya sangat tergantung pada kondisi  yang dihadapi. Pertama; Bentuk organisasi yang  paling dasar adalah  Lini (Garis) dan Staf.  Kedua; bentuk itu bisa /dapat digabung dalam penggunaannya sebagai bentuk Lini dan Staf  dengan  pemisahan tugas  yang tegas  bahwa organisasi lini bekerja untuk melaksanakan tugas pokok sedangkan organisasi staf melaksanakan tugas bantuan atau  dukungan terhadap organisasi lini. Ketiga; Bentuk organisasi lainnya seperti panitia, dan  Keempat;  bentuk atau struktur organisasi  matriks. Penggunaan struktur organisasi ini  terutama untuk menyelesaikan tugas organisasi yang bersifat sementara (temporer).

 Masing-masing bentuk organisasi memiliki keuntungan dan kerugiannya sehingga dalam penerapannya disesuaikan dengan kondisi dan permasalahan yang dihadapi.

Dalam penerapannya, organisasi memiliki kultur tertentu yang berbeda dengan organisasi lainnya. Kultur tersebut sangat berguna sebagai perekat diantara para anggota dan sebagai identitas organisasi yang bersangkutan.

Pembagian Kerja

5.  Pembagian Kerja

Adanya pembagian kerja akan menimbulkan departementasi. Struktur organisasi selalu dipengaruhi oleh departemantasi. Faktor-faktor yang dipertimbangkan dalam pembentukan departementasi sangat tergantung pada tujuan organisasi. Dalam organisasi perusahaan pembagian kerja dapat dilakukan berdasarkan produksi, wilayah, dan langganan.  Dalam bidang pemerintahan pada dasarnya depertementasi mencakup bidang tugas pokok dan tugas bantuan (staf) tergantung pada bidang kerja departemen masing- masing.  George R Terry (2016:92-95) menjelaskan bahwa pembagian kerja dapat dilakukan berdasarkan :

a.   Fungsi.  Menurut Terry pembagian tugas berdasarkan fungsi merupakan cara yang biasa  diterapkan dan  mudah  dipahami.

b.     Produk; Pembagian kerja berdasarkan produk adalah membagi pekerjaan atas dasar pekerjaan yang pokok pada sebuah perusahaan/organisasi.  Hal yang utama dalam pembagian kerja ini adalah spesialisasi /keakhlian tertentu.  Pembagian kerja ini biasanya disampingnya  terdapat pula pembagian kerja unit pendukung pekerjaan pokok yang tugasnya mendukung kelancaran tugas pokok organisasi yang sering disebut pekerjaan staf.

c.   Wilayah; Pembagian kerja berdasarkan wilayah berkaitan dengan efisiensi waktu dan biaya.  (Jarak dengan kondisi daerah tertentu sangat menguntungkan)

d.   Langganan; Tujuan pembagian kerja ini terutama untuk memberikan pelayanan kepada pelanggan. Titik berat perhatian adalah para pembeli/pelanggan.

e.         Proses; Cara ini biasanya dilakukan menurut proses pekerjaan yang berhubungan dengan mesin-mesin produksi. Pertimbangan teknologis dan ekonomis sangat diperhatikan

f.         Tim tugas;  Pembagian kerja ini dilakukan berdasarkan tim kerja yang dilakukan dari permulaan  sampai penyelesaian suatu tipe atau pekerjaan tertentu. Menurut Terry biasanya hal ini dilakukan dalan proyek tertentu sampai selesainya proyek itu dan kemudian dibibubarkan.

g.     Matriks; Terry menjelaskan bahwa cara pembagian kerja matriks adalah cara kerja yang relatif baru. Menganut pengawasan ganda. Misalnya satu kegiatan berdasarkan teknis (Vertikal) dan satu lagi atas dasar manajer (horisontal).

Dalam pembagian kerja, Terry membagi beberapa faktor yang penting untuk dipertimbangkan, yaitu :

1.      Memudahkan koordinasi. Pembagian kerja  perlu memperhatikan kemudahan dalam koordinasi antara satu unit organisasi dengan unit organisasi lainnya.

2.      Memperlancar pengawasan. Dengan mnempatkan  seorang anggota manajer  yang berkompetensi didalam setiap unit organisasi.

3.     Manfaat spesialisasi. Terry menjelaskan bahwa  pembagian tugas atas dasar keahklian memang baik dalam pengorganisasian,  terutama apabila dibutuhkan keahlian dan pengetahuan yang bersifat khusus.

4.      Menghemat biaya. Membentuk struktur organisasi berkaitan dengan kemungkinan penambahan biaya. Oleh karena itu pembagian kerja / pembentukan unit – unit baru perlu dilakukan dengan mempelajari biaya yang diperlukan dibandingkan dengan sumbangannya terhadap organisasi.

5.  enekankan pada hubungan antar manusia. Faktor ini sangat penting disamping mempertimbangkan faktor-faktor yang bersifat materialistis.

            Dalam kehidupan manusia, sangat banyak ditemukan fenomena kerja sama. Contoh fenomena itu seperti menonton, keluarga, kerumunan. Namun demikian, kerja sama seperti itu tidak termasuk dalam pengertian bentuk kerja sama administratif. Ulbert (2011). Menurut Ulbert, fenomena kerja sama administratif hanya dilakukan apabila  dilakukan pengaturan pembagian kerja yang berlangsung dalam suatu organisasi. Pembagian kerja dalam proses kerja sama akan meningkatkan hasil yang lebih baik. Ada beberapa hal menurut Ulbert bahwa kerja sama akan lebih baik jika dilakukan pembagia kerja.  Pertama;  Dengan adanya pembagian kerja  akan tersusun spesialisasi, sehingga orang dapat bekerja sesuai dengan bidang keahliannya.  Kedua; Dengan adanya pembagia kerja, akan terjadi strukturisasi dan funsionalisasi  kerja. Ada beberapa alasan pentingnya pembagian kerja dalam organisasi, yaitu :

1.    Karena orang berbeda dalam pembawaan, kemampuan serta kecakapan dan mencapai ketangkasan yang besar dengan spesialisasi,

2.        Karena orang yang sama tidak dapat berada pada didua tempat pada saat yang sama,

3.        Karena seseorang tidak dapat mengerjakan dua hal pada saat yang sama,

4.    Karena bidang pengetahuan dan keahlian begitu luas sehingga seseorang dalam rentangan hidupnya tidak mungkin mengetahui lebih banyak kecuali sebagian kecil dari padanya. Luther Gullick  (1937) dalam Sutarto (1983:93)

Berdasarkan uraian dimuka dapat disimpulkan bahwa pembagian kerja dalam organisasi sebagaimana diuraikan oleh Luther Gullick,  pada dasarnya dilakukan karena keterbatasan kemampuan manusia. Tujuan yang ingin dicapai dalam pembagian kerja adalah agar proses kerja sama dapat mencapai tujuan yang lebih baik.  Namun demikian, untuk mendapatkan hasil yang lebih baik itu perlu diperhatikan beberapa faktor yang mempengaruhi, antara lain koordinasi, pembiayaan, pengawasan dan hubungan antar manusia. Pembagian kerja dalam bentuknya dapat dilakukan berdasarkan fungsi, produk, wilayah, langganan dsb.