LATIHAN

Latihan.

Untuk memperdalam pemahaman tentang administrasi, kerjakanlah latihan berikut !

1.      Jelaskan perbedaan pengertian administrasi dalam arti luas dan arti sempit !

2.      Dalam perkembangannya, kedudukan administrasi dapat dipandang sebagai seni dan  ilmu. Jelaskan !

3.      Mengapa  pemahaman unsur-unsur dan karakteristik administrasi sangat penting ?

4.      Apa yang membedakan unsur dan karakteristik administrasi, Jelaskan!

5.      Apa yang mendasari pentingnya peranan administrasi dalam kehidupan masyarakat dewasa ini ?

Petunjuk Jawaban

1.  Pengertian administrasi dalam arti luas maupun sempit selain dikemukakan oleh para pakar dibidang administrasi, dapat juga dilihat dari segi etimologis. Pengertian administrasi terjemahan dalam bahasa Inggris adalah suatu kegiatan yang mengandung makna luas meliputi segenap aktivitas untuk  menetapkan kebijakan serta pelaksanaannya. Sementara administrasi dalam bahasa Belanda mempunyai arti  suatu kegiatan bersifat hanya terbatas pada  pada catat mencatat atau ketatausahaan  Syamsiar (2016:2).  Kegiatan pencatatan dan ketatausahaan digolongkan kedalam pengertian administrasi dalam arti sempit. Hal ini sejalan dengan pendapat Ulbert yang menyatakan bahwa  Administrasi dalam arti sempit  merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan  dan memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain.  Perbedaan dari keduannya terletak pada penetapan kebijakan dan pelaksanaan kebijakan.

2.      Untuk  memahami kedudukan administrasi sebagai ilmu atau  sebagai seni, dapat diteliti apakah administrasi sebagai suatu “disiplin” ataukah sebagai suatu “kegiatan” (Waldo, 1982:19).  Menurut pendapat D.waldo,  sebagai suatu ilmu,  administrasi dapat dilihat pada fungsi-fungsinya sebagai suatu studi yang sistematis, dan sebagai seni dapat dilihat pada fungsi praktisnya. Administrasi sebagai seni telah sama tuanya denga peradaban manusia. Ini artinya bahwa kegiatan administrasi sudah ada sejak adanya kerja sama manusia. Syamsiar (2016).

3.      Pemahaman tentang unsur dan dimensi administrasi sangat penting karena dimensi unsur  merupakan  bagian pokok adanya upaya atau kegiatan manusia yang melakukan  kerjasama dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan,  sedangkan dimensi karakteristik atau ciri merupakan indikator dalam kegiatan administrasi. Jadi dapat dipahami secara mendalam posisi masing-masing dalam korelasinya denga pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

4.      Yang membedakan antara unsur dengan karakteristik administrasi adalah unsur merupakan hal pokok yang harus ada dalam proses administrasi,  yaitu dua orang atau lebih yang bekerja sama, tujuan yang telah ditetapkan  serta  sarana dan prasarana. Sedangkan karekteristik administrasi berfungsi sebagai indikator untuk melakukan evaluasi dari kegiatan yang dilakukan. Sebagai ciri/karakteristik dalam kegiatan administrasi adalah hasil kegiatan itu harus memenuhi kriteia efektif, efisien dan rasional.

5.      Alasan mendasar tentang pentingnya peranan administrasi dalam kehidupan masyarakat adalah : Pertama,  terdapat kecenderungan dalam kehidupan masyarakat terutama dalam masyarakat modern seperti sekarang ini untuk melakukan aktivitasnya melalui berbagai organisasi. Kedua, kehidupan organisasi dilandasi dengan cara berfikir rasional. Ketiga, Administrasi menekankan adanya rasionalitas dalam proses kegiatannya seperti  termuat dalam definisi yang disampaikan para pakar dibidang administrasi.

Unsur-Unsur Administrasi

        Unsur-unsur Administrasi

Kata unsur dalam kamus besar bahasa Indonesia berarti : 1. Bagian terkecil dari suatu benda; bagian benda yang tidak dapat dibagi-bagi lagi dengan proses kimia; bahan asal; zat asal; kelompok kecil (dari kelompok yang lebih besar). Dalam hubungan dengan administrasi, bagian- bagian yang mutlak harus ada dalam administrasi adalah :

1.        Dua orang manusia atau lebih;

2.        Tujuan;

3.        Tugas yang hendak dilaksanakan;

4.        Peralatan dan perlengkapan. Sondang (1981:4)

Sondang (1992:3) menjelaskan secara panjang lebar tentang unsur-unsur tersebut. Menurut Sondang, tidak dapat disangkal lagi  bahwa administrasi hanya ada jika terdapat dua orang atau lebih berinteraksi satu sama lain bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Proses administrasi segera terjadi  bila terdapat kegiatan tertentu yang melibatkan dua orang atau lebih (tidak dengan bekerja sendirian). Dalam menguraikan unsur orang (manusia) ini, Sondang mengaris bawahi pentingnya peranan orang dalam proses administrasi.

Unsur kedua administrasi adalah tujuan.  Sondang menjelaskan bahwa  tujuan dapat diperinci menjadi tujuan jangka panjang, sedang dan jangka pendek.  Uraian tentang tujuan masih dapat dibedakan antara tujuan dan sasaran atau tujuan antara. Tujuan dalam jangka pendek dan sedang oleh Sondang digolongkan sebagai tujuan antara atau sasaran. Artinya tujuan yang akan dicapai sebagai bagian dari tujuan jangka panjang.  Bagaimana membedakan tujuan jangka panjang dan jangka pendek. Berikut adalah beberapa ciri untuk dapat mengenali masing-masing,  Tujuan jangka panjang  bersfat idealistik, abstrak dan kualifikasinya “tidak terbatas”.  Sedangkan sasaran atau tujuan antara, bersifat praktikal, jengkauan waktu lebih pendek, bentuknya lebih konkret dan pada umunya hasilnya dapat dikuantifikasikan. Sondang (1992:5). Kapan tujuan itu ditetapkan ? Tujuan ditetapkan oleh para pendiri organisasi ( ini biasanya pada tujuan jangka panjang). Dalam proses kemudian, tujuan jangka pendek dan jangka sedang ditetapkan oleh para anggota baik yang berstatus pendiri maupun yang datang kemudian.  Contoh yang paling mudah adalah tujuan akhir dari sebuah negara, ditentukan oleh para pendiri, sedangkan dalam perjalanan kemudian tujuan antara ditetapkan sesuai tuntutan waktu dan kepentingan.  Perubahan dalam hal tujuan akan selalu ada karena berbagai faktor baik internal maupun eksternal.

Mengenai tugas dan pelaksanaannya dijelaskan bahwa dalam pencapaian tujuan akan lebih efisien  dan ekonomis apabila semua orang yang terlibat mau bekerja sama satu sama lain. Bagaimana dengan kerja sama, apakah kerja sama merupakan unsur administrasi ? Kerja sama tidak termasuk dalam unsur administrasi. Sondang (1981:4).  Kerja sama dibedakan dalam dua hal, pertama; kerja sama yang ikhlas dan sukarela dan, kedua; kerja sama yang dipaksakan. Menurut Sondang akan lebih tepat dikatakan bahwa yang menjadi unsur administrasi adalah “kemampuan bekerja bersama” dalam rangka pencapaian tujuan yang telah dtetapkan sebelumnya. Sondang (1992:5) Dalam penjelasannya dinyatakan bahwa kerja sama adalah kondisi ideal dalam administrasi, ketiadaan kondisi tersebut tidak boleh menjadi penghalang bagi  berlangsungnya proses administrasi. Hal ini disebabkan seperti telah dijelaskan dimuka bahwa kerja sama bisa terjadi sukarela dan dapat juga terjadi dipaksakan.

   Mengenai unsur sarana dan prasarana terkadang dalam kesempatan lain Sondang menyebutnya sebagai unsur peralatan dan perlengkapan. Unsur ini dalam prakteknya tergantung kepada beberapa hal, antara lain (1). Sifat tujuan dan sasaran yang hendak dicapai, (2) aneka ragam tugas yang hartus dilaksanakan, (3).Jumlah orang yang tedrlibat, (4). Ukuran besaran organisasi, (5). teknologi yang dimanfaatkan, dan (6). produk yag hendak dihasilkan. Pemanfaatan sarana dan prasarana sesuai kebutuhan  sedemikian rupa diharapkan dapat memperoleh manfaat yang maksimal.

     Pendapat lain tentang unsur-unsur administrasi seperti telah disebutkan dimuka adalah pendapat yang disampaikan oleh Pasolong (2016:5),  yang menjelaskan bahwa administrasi dapat dilihat dari dua dimensi, yaitu dimensi unsur-unsur  administrasi dan dimensi ciri-ciri atau karakteristik. Dimensi unsur terdiri dari :

1.        Adanya tujuan atau sasaran yang ditentukan sebelum melaksanakan suatu pekerjaan.

2.        Adanya kerjasama  baik sekelompok orang atau lembaga pemerintah maupun lembaga swasta.

3.        Adanya sarana yang digunakan oleh sekelompok atau lembaga dalam melaksanakan tujuan yang  hendak dicapai.

Kedua pendapat itu pada dasarnya sama, hanya dalam uraian Pasolong unsur kerja sama menjadi satu kesatuan dengan adanya sekelompok orang dan bahkan ditambah dengan istilah lembaga baik pemerintah maupun swasta. Unsur lain seperti unsur sarana dan prasarana serta unsur  tujuan dirinci tersendiri masing-masing secara terpisah. Hal lain hal yang membedakan dengan Siagian, adalah unsur tugas yang hendak dilaksanakan. Oleh Siagian unsur ini dirinci tersendiri sedangkan dalam Pasolong, unsur ini tersirat dalam unsur kerja sama. Istilah kerja sama,  Siagian (1992:5) berpendapat bukan sebagai unsur administrasi. Alasan yang dikemukakan sbb :

“Alasan untuk mengatakan demikian ialah bahwa jika diterima pendapat bahwa unsur merupakan bagian yang mutlak dari sesuatu, akan segera terlihat bahwa karena kerjasama  merupakan kondisi ideal, tidak terwujudnya kondisi demikian  ttidak boleh menjadi penghalang bagi berlangsungnya proses administrasi.............Oleh karena itu lebih tepat jika dikatakan bahwa yang menjadi unsur administrasi adalah “kemampuan bekerja bersama” dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya”

Sondang (1992) menjelaskan bahwa kerjasama adalah sebuah kondisi ideal yang selalu didambakan, namun belum tentu selalu dapat diwujudkan. Upaya untuk menumbuhkan dan memelihara kerjasama tidak selalu mudah. Jadi kerjasarama menurut Sondang baik secara konseptual maupun secara teoretikal bukan merupakan unsur administrasi.

Sumber : Sondang Siagian, Filsafat Administrasi, 2016

                 ------------------  , Filsafat Administrasi 1981

                 ------------------   , Krerangka Dasar Ilmu Administrasi (1992)

                  , 

Peranan Administrasi

   Peranan Administrasi

Administrasi juga sangat penting dalam kondisi dunia yang modern seperti dewasa ini. Sondang mengutif pandangan  sejarawan politik, Charles A. Beard, (1937) yang menyatakan bahwa tidak ada satu hal diabad modern ini yang lebih penting dari administrasi. Peranan Administrasi dalam dalam kehidupan dan perkembangan masyarakat dapat dilihat berbagai pendapat para akhli sebagai berikut :

1.     Albert Lepawsky (1966) dalam Ulbert (1989),  menunjukkan 6 ( enam ) peranan administrasi dalam kehidupan dan perkembangan masyarakat, yaitu :

a.      The Universal of importance of administration

Administrasi merupakan satu subjek dari kepentingan universal. Peran ini sejalan dengan  pendapat Fayol,  yang menyatakan bahwa  “ Melalui pengetahuan administrasi,  kita mengerti perencanaan, organisasi, komando, koordinasi dan control, yang menjadi dasar-dasar untuk tenaga kerja. Dengan demikian tiap orang mempunyai kebutuhan akan administrasi “, sehingga administrasi menjadi satu subjek dari kepentingan universal.

b.     The stabilizing role of administration in society. (Stabilisasi Institusi-institusi Sosial). Peran ini sejalan pendapat Faul Figor, yang menyatakan bahwa fungsi primer administrasi adalah untuk stabilisasi institusi-institusi sosial.

c.         The role of administration in social change (menjamin stabilitas sosial dengan menyediakan fasilitas bagi perubahan sosial).  Sejalan pandangan Brook Adam, Ulbert menyatakan  bahwa fungsi pokok dari  administrasi adalah  untuk menjamin stabilitas sosial dengan menyediakan fasilitas bagi perubahan sosial

d.      The threat of a managerial revolution

Sejalan dengan pandangan James Burnham, Ulbert menyatakan bahwa  kualitas esensial dari emerging society adalah dalam hal karakter menajemennya; bahwa dalam  kenyataannya para manajer mempunyai kesiapan  untuk take over masyarakat modern.

e.       The prosfect of a managerial evolution 

Sejalan dengan pandangan Charles Meriem, Ulbert menyatakan bahwa lambat laun   masyarakat akan memberikan posisi manajer pada  masyarakat demokratik

f.        Administration as the key to modern society

Sejalan dengan pandangan Charles A Beard, Ulbert menyatakan bahwa administrasi merupakan suatu kunci untuk pengabadian  kekuasaan dalam masyarakat besar.

Beberapa alasan yang lain yang mendasari pentingnya administrasi dalam kehidupan  masyarakat, dapat diikuti pandangan Prajudi Atmosudirjo (1980:56), sebagai berikut :

1.        Dalam kehidupan masyarakat dan negara Indonesia yang akan datang, peranan administrasi akan makin penting yakni dengan perubahan pola kehidupan disegala bidang menjadi pola kehidupan berdasarkan organisasi;

2.        Pola kehidupan berorganisasi ini berkaitan dengan pola kehidupan modern dan cara berfikir serta bekerja secara rasionil;

3.      Cara berfikir dan bekerja secara rasuonil ini berkaitan dengan ilmuu pengetahuan  dan teknologi modern;

4.   Berfikir dan bekerja secara rasionil, ilmiah dan teknologi modern, didalam pola kehidupan berorganisasi modern, memerlukan administrasi.

Sondang  Siagian dalam bukunya Kerangka Dasar Ilmu Administrasi, menyatakan bahwa pentingnya peranan administrasi dalam kehidupan modern sangat tergantung kepada definisi yang digunakan sebagai titik tolak berfikir. Sondang juga menyatakan bahwa administrasi sangat penting dalam kondisi dunia yang modern seperti dewasa ini. Sejalan dengan itu, ia mengutif pandangan  sejarawan politik, Charles A. Beard, (1937),  yang menyatakan bahwa tidak ada satu hal diabad modern ini yang lebih penting dari administrasi. Hal yang menyebabkan  atau mendasari pentingnya peranan administrasi, menurut  Sondang,  dikarenakan semua keputusan, baik dibidang politik, ekonomi, sosial budaya, pertahanan dan keamanan serta bidang lainnya, hanya ada artinya apabila keputusan tersebut terlaksana dengan efisien dan efektif.  Pelaksanaan keputusan itu menurut Sondang sesungguhnya menjadi dasar utama keberadaan suatu sistem administrasi tertentu.

          Berdasarkan uraian dimuka dapat disampaikan bahwa administrasi sangat berperan dalam kehidupan masyarakat terutama dalam masyarakat modern seperti sekarang ini. Satu hal yang sangat mendasari kepentingan itu adalah kecenderungan masyarakat untuk melakukan aktivitasnya melalui berbagai organisasi. Kehidupan organisasi dilandasi dengan cara berfikir rasional. Administrasi menekankan adanya rasionalitas dalam proses kegiatannya seperti  termuat dalam definisi yang disampaikan pakar administrasi Sondang Siagian.

Sumber : Siagian, Sondang, P,   Rineka Cipta, Jakarta, 1982

               Silalahi ,Ulbert, Studi Tentang Ilmu Administrasi, Sinar Baru A, Bandung,2011