Kerangka Organisasi

1.        Kerangka Organisasi

Dalam uraian dimuka berdasarkan definisi organisasi yang dikemukakan beberapa akhli menunjukkan bahwa  organisasi dapat berfungsi baik sebagai sebagai wadah kegiatan administrasi maupun  sebagai proses kegiatan administrasi. Sebagai wadah kegiatan administrasi tentu memiliki kerangka yang menunjukkan adanya pembagian kerja, jabatan-jabatan, sistem hubungan diantara para anggota organisasi. Dalam pandangan klasik, organisasi, analisis organisasi ditekankan pada struktur yang merupakan hasil dari pada pembagian kerja. Prajudi (1980:90).

Organisasi menggambarkan kerjasama diantara sekelompok orang, setiap orang memiliki fungsi masing-masinalam proses kerjasama setiap anggota membutuhkan  tata hubungan dengan anggota organisasi lainnya. Hasil akhir dari kerjasama itu adalah pencapaian tujuan bersama yang telah ditentukan sebelumnya. The Liang Gie (1996:42) Menyatakan bahwa kerjasama diantara orang-orang dalam organisasi  menyangkut beberapa segi lainnya disamping bidang kerja. Untuk dapat bekerja sama harus dapat berkomunikasi satu sama lain.  Dengan mengutif pendapat Chester Bernard, The Liang Gie menyatakan bahwa komunikasi  dan koordinasi adalah unsur yang harus ada dalam organisasi. Koordinasi diperlukan untuk menghindari kekacauan, kekosongan kegiatan dan duplikasi kegiatan. Didalam organisasi juga terdapat anggota yang berperan sebagai atasan dan tentunya juga anggota yang berperan atau berkedudukan sebagai bawahan. Sebagai atasan agar dapat meleksanakan perintah diperlukan adanya wewenang untuk menggerakkan bawahan dan bawahan mempunyai kewajiban menyampaikan laporan sebagai pertanggungjawaban atas pekerjaannya. Dengan demikian, sebagai wadah kegiatan kerja, organisasi mencerminkan adanya wewenang, tanggung jawab, koordinasi, komunikasi dan tujuan yang jelas yang hendak dicapai.

Agar sebuah tata raga organisasi atau struksutr organisasidapat mencapai tujuan secara penuh, ada 2 (dua) syarat yang harus dipenuhi yaitu efisien dan sehat (The Liang Gie (1996:42).  Efisien mengandung arti abhwa organisasi itu memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber – sumber pergesekan sehingga  segenap satuan didalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik antara usaha yang dilakukan dengan hasilnya, baik mutu maupun jumlahnya. Sedangkan yang dimaksud dengan sehat berartyi norganisasi itu  mempunyai bentuk yang teratur yang memungkinkan masing-masing bidang kerja, bersama pejabat, tugas dan wewenangnya  dapat  menjalankan   pekerjaannya  tanpa  kesimpangsiuran.

Dasar pembentukan organisasi adalah tujuan tertentu yang ingin dicapai. Banaknya pekerjaan yang harus dilaksanakan dan berbagai jenis pekerjaan ditentukan oleh tujuan organisasi. Dalam pembicaraan tentang penyusunan kerangka organisasi paling sedikit ada 4 (empat) hal yang perlu dibicarakan. Yaitu : (1) Delegasi Wewenang dan Tanggung Jawab. (2). Pembagian kerja. (3). Rentang Kendali (Span of Control) (4). Komunikasi.The Liang Gie (1996) menyatakan :

“ Adanya tugas dari satu atau sekelompok orang, sekaligus mengandung pengertian bahwa  petugas tersebut diberi wewenang yang sepadan untuk mengerjakan tindakan-tindakan dalam rangka  menunaikan tugasnya serentak mengakibatkan adanya perminintaan tanggung jawab dari pihak yang memberikan tugas  dan melimpahkan wewenang”.

Wewenang yang sepadan dengan tugasnya mengandung pengertian bahwa antara tugas dan tanggung jawab itu seimbang.  Wewenang yang lebih besar dari tanggung jawab tentu akan berakibat timbulnya penyalahgunaan wewenang dan Jika tanggung jawab lebih besar dari wewenang maka kemungkinan akan terjadi  ketidak lancaran dalam pelaksanaan tugas. Hubungan wewenang dan tanggung jawab adalah hubungan atasan bawahan yang dinyatakan dengan garis perintah dan garis pertanggungjawaban.

Pada bagian lain dalam organisasi selalu ada pembagian kerja. Adanya pembagian kerja didasarkan pada kenyataan bahwa seseorang tidak dapat meneyelesaikan beberapa tugas sekaligus dalam waktu yang bersamaan.  Alasan lain adalah seseorang tidak dapat berada ditempat yang berbeda dalam waktu yang sama. Dengan demikian maka pembagian kerja dalam organisasi mutlak diperlukan. Hubungan antara atasan dan bawahan selain  dapat dilihat dari sisi perintah dan pertanggungjawaban juga dapat dilihat dari sisi  pengawasan , khususnya dari sisi jumlah pegawai yang dapat diawasi. Untuk mengawasi bawahan lebih efektif, seorang atasan tidak mungkin dapat mengawasi bawahan dalam jumlah yang sangat banyak. Oleh karena itu perlu adamya rentang kendali (Span of Control), yaitu  batasan jumlah bawahan yang dapat menjadi tanggung jawab seorang atasan.